Een eerste medewerker aanwerven als vzw vraagt de nodige administratie en voorbereiding. In dit artikel belichten we de belangrijkste aandachtspunten voor je kan starten met de aanwerving van je eerste medewerker.
Loonkost
Het is belangrijk om te weten wat de loonkost gaat zijn van jouw medewerker. Om dit te berekenen dien je rekening te houden met zowel het brutoloon, RSZ en patronale bijdragen, vakantiegeld, eindejaarspremie,.. Afhankelijk van welke sector (en dus paritair comité) kunnen er andere barema’s gelden.
Hou ook rekening met indexeringen en anciënniteitsstijging. Medewerkers die volgens een barema worden uitbetaald, stijgen jaarlijks in anciënniteit. Dit komt bovenop een eventuele indexering die meestal 2% bedraagt. Het aantal indexsprongen dat er per jaar zijn, is moeilijk op voorhand te bepalen, het planbureau voorziet hiervoor een prognose. (Kijk onder spilindex.)
Extra voordelen
Bij het uitschrijven van een eerste vacature voorzie je best niet teveel extra voordelen of hogere verloning dan in de sector gebruikelijk is. Eens een medewerker een bepaalt voordeel heeft toegekend, is het namelijk niet eenvoudig om dit terug weg te nemen zonder uitdrukkelijke instemming van de medewerker.
Weet ook dat bepaalde extralegale voordelen zoals maaltijdcheques ook een bijkomende administratieve kost met zich meebrengen.
Vestigingseenheid
De vestigingseenheid ofwel het adres van tewerkstelling dient te worden geregistreerd op het KBO. Dit adres wordt gebruikt voor onder andere bedrijfsbezoeken door externe dienst voor preventie op het werk (zie verder) of sociale inspecties. Indien het adres van de maatschappelijke zetel jouw privé adres is, of dat van een andere bestuurder, kan dit wat lastig zijn. Is er een kantoor dat jullie gaan gebruiken? Geef dan dat op als vestigingseenheid. Een kleine bijkomende administratieve last, maar dit gaat alles wel vergemakkelijken.
Sociaal secretariaat
De dimona aangifte bij indiensttreding, maandelijkse loonberekening, RSZ aangifte, loonbrieven,.. is geen eenvoudige materie en hiervoor kan je bijna niet anders dan een sociaal secretariaat te zoeken die jou hierin kunnen ontlasten. Reken op een opstartkost van +-€250 en een maandelijkse kost tussen de €35-€55 per medewerker. Bij berekening van vakantiegeld en/of eindejaarspremie wordt de maandelijkse kost vaak nogmaals aangerekend. Ga dus uit van 14x €35-€55. Bij meer medewerkers daalt de kost per medewerker.
Ook voor het opstellen van een arbeidsreglement kan een sociaal secretariaat jou ondersteunen. Zodra je eerste medewerker effectief in dienst is, kan je hier pas werk van maken. Reken hiervoor een prijs tussen de €250-€750 afhankelijk van aanbieder.
Externe dienst voor preventie op het werk
Een verplichting waar je niet onderuit kan, is de externe dienst voor preventie op het werk. Het is wettelijk bepaald welke bijdrage je hiervoor dient te betalen op basis van de sector en het werk dat jouw medewerker doet. In ruil kan de externe dienst jouw organisatie ondersteunen op allerlei verschillende vlakken, medische onderzoeken, vaccinaties, preventie, controle arts,..
De externe dienst voor preventie op het werk zal binnen drie maanden een eerste bedrijfsbezoek plannen op de opgegeven vestigingseenheid.
Verenigingen vallen onder tariefgroep 2, wat ongeveer €70 per persoon betekent.
Tijdsregistratie
Een belangrijk instrument om de werktijd van jouw medewerker op te volgen is tijdsregistratie. Niet alleen is dit in de toekomst verplicht (Europese regelgeving ingang 1/1/2027), ook voor sociale inspectie is dit een nuttige tool om alles correct in bij te houden. Afhankelijk van de sector zijn er gratis softwaretools op maat of betalende software mogelijk.
Conclusie
Een eerste medewerker aanwerven is een hele opgave, hierboven werden enkele belangrijke aandachtspunten meegegeven. Heb je graag hierin ondersteuning? Aarzel niet om LAVIR vzw coaching te contacteren.