Wanneer je start met een vzw is dit misschien wel de belangrijkste vraag! Gebruik je een dubbele boekhouding of een kasboekhouding (enkelvoudige boekhouding)? Ontdek hieronder wat voor jouw vzw het antwoord is.
Eerst wat toelichting over een dubbele boekhouding en kasboekhouding.
Dubbele boekhouding
Bij een dubbele boekhouding moet er voor elke transactie (binnenkomende of uitgaande) een bewijsstuk toegevoegd worden. Deze bewijsstukken worden apart opgelijst/toegevoegd en nadien gekoppeld met de banktransacties. Zo is er een dubbele boekhouding. Eén met de banktransacties en één met de bewijsstukken. Deze manier van werken biedt volgende voordelen:
- Kosten worden in het juiste jaar verwerkt. Krijg je een factuur van je verzekering eind december binnen met als verzekerde periode het jaar erop? Dan is deze uitgave een kost voor de boekhouding van het jaar erop, onafhankelijk of je deze in december nog betaald of pas in januari. Zo zijn je resultaten accurater. Stel dat je het ene jaar die verzekering pas in januari betaald en wanneer de volgende factuur in december toekomt deze meteen betaald, heb je deze “kost” tweemaal in hetzelfde boekjaar betaald. Bij een dubbele boekhouding wordt dit opgelost door het bewijsstuk toe te kennen aan het juiste boekjaar.
- Een dubbele boekhouding geeft vertrouwen aan sponsors, overheden, .. dat er een goed financieel beheer is. Het laat controle ook makkelijker toe, moest dit nodig zijn.
- Investeringen die je maakt, bijvoorbeeld de aankoop van een laptop of wagen voor de vzw, kan je afschrijven. Hierbij kan je de kost spreiden over drie of vijf jaar. Je neemt de kost in rekening tijdens de gebruiksduur van de investering.
Kasboekhouding (enkelvoudige boekhouding)
Bij een kasboekhouding noteer je enkel de binnenkomende en buitengaande transacties. Hierbij hou je geen rekening met wanneer de factuur is bezorgd, enkel het moment van betalen geldt als indicator in welke jaarrekening deze kost verschijnt.
Dit is handig wanneer je een kleine vzw hebt en weinig transacties hebt met grote bedragen. Anders gaat dit al snel een onduidelijk beeld opleveren van de financiële gezondheid van de vzw. Indien er facturen in december binnenkomen die betrekking hebben op afgelopen jaar, en je betaalt deze pas ergens in januari of februari van het jaar nadien, lijkt de resultatenrekening positiever dan ze eigenlijk is. Ook omgekeerd geldt dit. Als je nog een eindafrekening moet krijgen van een subsidie, en die wordt pas enkele maanden later gestort in het nieuwe boekjaar, gaat die ook pas in die jaarrekening verschijnen.
Voorwaarden
Standaard wordt aanbevolen om een dubbele boekhouding te voeren. Voldoe je aan minimaal twee van de vier volgende voorwaarden? Dan ben je verplicht een dubbele boekhouding te voeren:
- Vijf werknemers of meer (opgelet! het gaat over het aantal medewerkers, niet over de som van tewerkstelling)
- €334.500 of meer aan jaarlijkse ontvangsten
- €1.337.000 of meer aan bezittingen of eigendommen
- €1.337.000 of meer aan schulden
Bron: FOD Justitie
Voldoe je aan geen enkele van bovenstaande voorwaarden, of slechts aan één voorwaarde? Dan kan je kiezen voor een kasboekhouding (enkelvoudige boekhouding) als vereniging.
Weet ook dat je niet elk jaar kan veranderen tussen een dubbele boekhouding en een kasboekhouding. Eens je kiest voor een dubbele boekhouding moet je dit voor een bepaalde tijd aanhouden alvorens je terug kan naar een enkelvoudige boekhouding.
Keuzestress?
Weet je niet wat de beste optie is voor jouw vereniging? Aarzel niet om ons te contacteren voor advies. Een eerste kennismaking is steeds gratis.