Bestuurder zijn in een vzw komt met een verantwoordelijkheid en een aansprakelijkheid. Daarom is “goed bestuur’“ een noodzaak. Een vzw goed besturen omvat veel verschillende aspecten. Als coördinator of voorzitter kan je hierin een faciliterende rol spelen. Daarom in dit artikel enkele tips voor goed bestuur.
Geregeld komt dit ook in de media, zoals dit artikel van VRT NWS over een statutenwijziging bij de Koninklijke Vlaamse Schouwburg (KVS) en bijhorende bedenkingen over ‘goed bestuur’.
Algemene vergadering en bestuursorgaan
- In de statuten van elke vzw staat beschreven hoe vaak de Algemene Vergadering (AV) bijeen geroepen moet worden en in welke periode. Vaak is dit in de eerste drie of zes maanden van het boekjaar. Zorg ervoor dat je deze AV steeds organiseert. Tijdens de AV staan er namelijk belangrijke beslissingen op de agenda: het goedkeuren van de cijfers van het afgelopen boekjaar, het goedkeuren van de begroting voor het komende boekjaar en kwijting van de bestuurders voor het afgelopen boekjaar. Het is dan ook sterk aangewezen om in de AV meer personen te hebben dan in het bestuur. Het bestuur kan leden benoemen voor de AV. De AV kan op zijn beurt bestuurders benoemen. Zorg ook telkens voor een handtekeningenlijst van de aanwezigen en een helder verslag.
- Zorg dat het bestuursorgaan voldoende samenkomt. Afhankelijk van de grootte of complexiteit van de organisatie kan dit aantal vergaderingen op jaarbasis sterk verschillen. Tussen de 5 en 10 vergaderingen per jaar is een gezonde basis. Wanneer de vzw door woelige waters gaat of er financiële onzekerheden zijn, kan het nuttig zijn om vaker samen te komen. Bestuurders die vaak afwezig zijn, lopen het risico sneller aansprakelijk gesteld te worden mocht er iets mislopen met de vzw.
Kwaliteit
- Streef naar kwaliteit boven kwantiteit. En dit op allerlei vlakken.
- Een vergadering die een duidelijke agenda heeft die tijdig is verspreid (met eventueel enkele documenten die als achtergrond kunnen doorgenomen worden) duurt minder lang dan een onvoorbereide vergadering.
- Overlaad een bestuur niet met 100den cijfers en tabellen, voorzie een helder overzicht van de belangrijkste cijfers, zo behoud je de betrokkenheid bij de financiën van de vzw.
- Voorzie de juiste mensen in jouw bestuursorgaan. Een te grote groep is niet ideaal om mee te vergaderen. Kijk hierbij vooral naar kwaliteiten en expertises die nodig zijn voor de goede werking van de vzw
- Bekijk de mogelijkheid om een Dagelijks bestuur aan te stellen. Hierover vind je een artikel terug in onze kennisbank.
Meer tips voor goed bestuur nodig? Of met jouw organisatie een traject doorlopen rond een gedegen bestuursorgaan? Aarzel niet om contact op te nemen.